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Belegerfassung mit KI
Ich fotografiere eine Rechnung. Danach fasse ich sie nicht mehr an, der Betrag steht fertig in der Buchhaltung. So läuft es bei mir seit Anfang 2026, und es spart mir über 10 Stunden im Monat. Genau das richte ich Ihnen ein.
Warum Belege so viel Zeit fressen
Jeder Lieferant baut seine Rechnung anders auf. Mal steht der Betrag oben rechts, mal unten in einer Tabelle, mal gibt es drei Steuersätze auf einem Blatt. Deshalb sitzt am Monatsende jemand da und tippt ab: Betrag, Datum, Rechnungsnummer, Lieferant. Dazu kommen Kassenzettel aus dem Auto und Rechnungen, die als PDF im Postfach liegen.
Ein festes Programm scheitert an dieser Vielfalt. Genau hier ist KI besser.
So läuft die Belegerfassung mit KI
Beleg kommt rein
Als PDF per Mail oder als Foto vom Handy. Sie müssen nichts sortieren.
KI liest den Beleg
Betrag, Datum, Rechnungsnummer und Lieferant werden erkannt, auch beim ersten Beleg eines neuen Lieferanten.
Beleg landet in der Buchhaltung
Er liegt dort, wo Ihre Buchhaltung ihn erwartet, mit den richtigen Feldern ausgefüllt. Welches Programm das bei Ihnen ist, klären wir im Erstgespräch.
Sie schauen drauf
Was die KI nicht sicher erkennt, wird markiert und nicht einfach geraten. Sie oder Ihr Steuerbüro sehen alles, bevor es verbucht wird.
Für wen sich das lohnt
Für jeden Betrieb, in dem Belege noch abgetippt, sortiert oder in Ordnern gesucht werden. Handwerk, Handel, Praxen, Dienstleister. Ob es bei Ihnen genug Belege sind, damit sich das Einrichten lohnt, sage ich Ihnen im Erstgespräch.
Sie behalten Ihr Buchhaltungsprogramm und Ihr Steuerbüro. Es fällt nur das Abtippen weg.
Was mit Ihren Belegen passiert
Belege enthalten Lieferanten, Beträge und manchmal Kundendaten. Bevor ich etwas einrichte, sage ich Ihnen, welcher Dienst die Belege liest und wo dessen Rechner stehen. Wo es geht, bleibt alles in Deutschland. Ob der Dienst Ihre Belege zum Training von KI-Modellen nutzen darf, klären wir vorher für Ihren Fall.
Häufige Fragen zur Belegerfassung
Muss ich mein Buchhaltungsprogramm wechseln?
Nein. Die Belege kommen dort an, wo Ihre Buchhaltung heute schon arbeitet. Wenn das mit Ihrem Programm nicht geht, sage ich es Ihnen im Erstgespräch.
Was ist mit meinem Steuerbüro?
Das arbeitet weiter wie bisher. Es bekommt die Belege nur vollständiger und früher.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch liest?
Unsichere Felder werden markiert, nicht geraten. Sie sehen den Beleg, bevor er verbucht wird.
Wie viel Zeit spart das?
Bei mir sind es über 10 Stunden im Monat. Bei Ihnen hängt es davon ab, wie viele Belege Sie haben und wie sie heute ankommen. Das rechnen wir im Erstgespräch zusammen grob durch.
Zeigen Sie mir Ihren Belegstapel
Im Erstgespräch zeige ich Ihnen am eigenen Rechner, wie es bei mir läuft. Danach wissen Sie, ob sich das für Sie lohnt.
Wenn ich nicht abnehme, bin ich bei einem Kunden und rufe am selben Werktag zurück.
Wittmund, Friedeburg, Jever, Esens, Wilhelmshaven, Aurich und Umgebung. Ich komme in Friesland und Ostfriesland überall hin.
Danke, Ihre Nachricht ist angekommen.
Ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag.