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Abläufe automatisieren
Ein Ablauf, der sich jede Woche wiederholt, lässt sich einmal bauen und muss danach nicht mehr angefasst werden. Ich nehme mir einen davon vor, nicht zehn gleichzeitig.
Welche Prozesse sich in kleinen Betrieben automatisieren lassen
Belege und Buchhaltung
Eingangsrechnungen landen aus dem Postfach heraus fertig sortiert dort, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet. Kassenbelege fotografieren Sie mit dem Handy, den Rest macht das System. Bei mir selbst spart das über 10 Stunden im Monat.
Angebot, Auftrag, Rechnung
Was Sie einmal ins Angebot geschrieben haben, tippt niemand für die Rechnung noch einmal ab. Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag und aus dem Auftrag die Rechnung, mit den gleichen Zahlen. Auch die Erinnerung an offene Rechnungen geht raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Bestellungen und Lager
Bestellungen aus dem Shop, aus der E-Mail und vom Telefon laufen in einer Liste zusammen. Der Bestand zieht sich selbst ab. Fällt ein Artikel unter Ihre Grenze, wissen Sie es, bevor der Kunde danach fragt.
Stunden und Abrechnung
Ihre Leute tragen Stunden dort ein, wo sie gerade sind: auf dem Handy, mit zwei Griffen. Am Monatsende steht die Auswertung je Kunde und Auftrag schon da, und keine Stunde fällt hinten runter, weil sie auf einem Zettel im Auto lag.
Termine und Erinnerungen
Kunden bekommen ihre Terminerinnerung automatisch per E-Mail oder als Nachricht aufs Handy. Niemand telefoniert Terminen mehr hinterher.
Daten zwischen zwei Programmen
Der häufigste Fall überhaupt: zwei Programme, die beide gut sind, aber nicht miteinander reden. Ich baue die Brücke dazwischen. Sie merken es daran, dass eine Aufgabe von Ihrer Liste verschwindet.
Wo KI dabei ins Spiel kommt
Ein großer Teil der Abläufe oben braucht keine KI. Feste Regeln reichen, und die sind billiger und verlässlicher. KI brauche ich genau dort, wo bisher ein Mensch hinschauen musste, weil jedes Dokument ein bisschen anders aussieht.
Ein Beleg wird gelesen statt abgetippt
Jeder Lieferant baut seine Rechnung anders auf. Eine feste Regel scheitert daran, KI nicht: Betrag, Datum, Nummer und Lieferant landen im richtigen Feld, egal wie das Blatt aussieht. Genau hier fallen bei mir die 10 Stunden im Monat weg.
Aus dem Aufmaß wird ein Angebot
Sie schicken das Aufmaß von unterwegs als Nachricht vom Handy. Die KI erstellt daraus einen Angebotsentwurf mit Ihren Positionen und Ihren Preisen. Sie lesen ihn durch und schicken ihn raus. Das Tippen fällt weg, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Post sortieren, Standardfragen beantworten
Ob Anfrage, Bestellung oder Werbung, die KI erkennt es und legt die Mail passend ab. Bei Fragen, die jede Woche kommen, liegt ein Antwortentwurf bereit. Abgeschickt wird erst, wenn ein Mensch draufgeschaut hat.
Antworten aus den eigenen Unterlagen
„Was haben wir dem Kunden letztes Jahr berechnet, und womit hatten wir Probleme?“ Die Antwort kommt aus Ihren eigenen Angeboten, Rechnungen und Notizen, statt dass jemand eine halbe Stunde in Ordnern blättert.
Meine Regeln beim Einsatz von KI
- Ohne Ihren Blick geht nichts nach draußen. Kein Angebot, keine Mail, keine Rechnung.
- Wo eine feste Regel reicht, nehme ich die feste Regel.
- Ich sage Ihnen vorher, welcher Dienst welche Daten sieht und wo dessen Rechner stehen. Wo es geht, bleibt alles in Deutschland oder auf Ihrer eigenen Technik.
- Ob ein Dienst mit Ihren Daten KI-Modelle trainieren darf, klären wir vor dem Einrichten für Ihren Fall.
- Wenn KI für Ihren Fall nichts bringt, sage ich das im Erstgespräch.
Wie ich vorgehe
Ich fange bei dem Ablauf an, der am meisten Zeit kostet und am wenigsten Kopf braucht. Der ist am schnellsten gebaut, und Sie merken den Unterschied im ersten Monat.
Sie behalten Ihre Programme. Ich baue nicht die Werkstatt um, weil ein Werkzeug fehlt. Wenn sich ein Wechsel trotzdem lohnt, sage ich es und begründe es mit Zahlen.
Bevor ich baue, nenne ich Ihnen den Preis. Nach dem Bauen teste ich mit Ihren echten Daten, nicht mit Beispieldaten. Bei der Übergabe sehen Sie und Ihre Leute genau, was passiert und was zu tun ist, wenn etwas nicht passt.
Und es gibt Fälle, in denen ich abrate. Kommt ein Ablauf zweimal im Jahr vor, ist Handarbeit billiger. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch und nicht nach der Rechnung.
Erzählen Sie mir, wo die Zeit hingeht
Ein Anruf reicht. Wenn es passt, komme ich zu Ihnen in den Betrieb und schaue mir an, wie Sie arbeiten. Das Erstgespräch kostet nichts.
Wenn ich nicht abnehme, bin ich bei einem Kunden und rufe am selben Werktag zurück.
Wittmund, Friedeburg, Jever, Esens, Wilhelmshaven, Aurich und Umgebung. Ich komme in Friesland und Ostfriesland überall hin.
Danke, Ihre Nachricht ist angekommen.
Ich melde mich am selben oder am nächsten Werktag.