Leistung
Abläufe automatisieren
Ein Ablauf, der sich jede Woche wiederholt, ist ein Ablauf, den man einmal bauen und danach nicht mehr anfassen muss. Ich nehme mir einen davon vor, nicht zehn gleichzeitig.
Woran ich am häufigsten arbeite
Belege und Buchhaltung
Eingangsrechnungen landen aus dem Postfach heraus fertig sortiert dort, wo Ihre Buchhaltung sie erwartet. Kassenbelege fotografieren Sie mit dem Handy, den Rest macht das System. Bei mir selbst sind das über 10 Stunden im Monat, die ich nicht mehr aufwende — das ist die Zahl, die auf der Startseite steht.
Angebot, Auftrag, Rechnung
Was Sie einmal in das Angebot geschrieben haben, tippt niemand für die Rechnung noch einmal ab. Aus dem angenommenen Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung, mit den gleichen Zahlen. Auch die Erinnerung an offene Rechnungen geht raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Bestellungen und Lager
Bestellungen aus dem Shop, aus der E-Mail und aus dem Telefon laufen in eine Liste. Der Bestand zieht sich selbst ab, und wenn ein Artikel unter Ihre Grenze fällt, wissen Sie es, bevor der Kunde danach fragt.
Stunden und Abrechnung
Ihre Leute tragen Stunden dort ein, wo sie gerade sind — auf dem Handy, in zwei Griffen. Am Monatsende steht die Auswertung je Kunde und je Auftrag schon da, und keine Stunde fällt hinten runter, weil sie auf einem Zettel im Auto lag.
Termine und Erinnerungen
Kunden bekommen ihre Terminerinnerung automatisch, per E-Mail oder als Nachricht aufs Handy. Niemand telefoniert Terminen mehr hinterher, und es kommen weniger Leute nicht.
Daten zwischen zwei Programmen
Der häufigste Fall überhaupt: zwei Programme, die beide gut sind, aber nicht miteinander reden. Ich baue die Brücke dazwischen. Sie merken es daran, dass eine Aufgabe von Ihrer Liste verschwindet.
Wo KI dabei ins Spiel kommt
Ein großer Teil der Abläufe oben braucht keine KI. Feste Regeln reichen, und die sind billiger und verlässlicher. Gebraucht wird KI genau dort, wo bisher ein Mensch hinschauen musste, weil jedes Dokument ein bisschen anders aussieht.
Ein Beleg wird gelesen statt abgetippt
Jeder Lieferant baut seine Rechnung anders auf. Eine feste Regel scheitert daran, KI nicht: Betrag, Datum, Nummer und Lieferant landen im richtigen Feld, egal wie das Blatt aussieht. Genau hier fallen bei mir die 10 Stunden im Monat weg.
Aus Notizen wird ein Entwurf
Was Sie nach einem Termin aufschreiben oder aufs Handy sprechen, wird zum Angebotsentwurf mit Ihren Positionen und Ihren Preisen. Sie lesen ihn durch und schicken ihn raus. Das Tippen entfällt, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Post sortieren, Standardfragen beantworten
Anfrage, Bestellung oder Werbung — das erkennt die KI und legt die Mail passend ab. Bei Fragen, die jede Woche kommen, liegt ein Antwortentwurf bereit. Abgeschickt wird erst, wenn ein Mensch draufgeschaut hat.
Antworten aus den eigenen Unterlagen
„Was haben wir dem Kunden letztes Jahr berechnet, und womit hatten wir Probleme?“ Die Antwort kommt aus Ihren eigenen Angeboten, Rechnungen und Notizen, statt dass jemand eine halbe Stunde in Ordnern blättert.
Meine Regeln beim Einsatz von KI
- Nichts geht ohne Ihren Blick nach draußen. Kein Angebot, keine Mail, keine Rechnung.
- Wo eine feste Regel reicht, nehme ich die feste Regel.
- Ich sage Ihnen vorher, welcher Dienst welche Daten sieht und wo dessen Rechner stehen. Wo es geht, bleibt es in Deutschland oder auf Ihrer eigenen Technik.
- Ihre Daten trainieren kein fremdes Modell. Das schließe ich beim Einrichten ausdrücklich aus.
- Und wenn KI für Ihren Fall nichts bringt, sage ich das im Erstgespräch.
Wie ich vorgehe
Ich fange bei dem Ablauf an, der am meisten Zeit kostet und am wenigsten Kopf braucht. Der ist am schnellsten gebaut und Sie merken den Unterschied im ersten Monat.
Sie behalten Ihre Programme. Ich baue nicht die Werkstatt um, weil ein Werkzeug fehlt. Wenn ein Wechsel sich trotzdem lohnt, sage ich es und begründe es mit Zahlen, nicht mit Geschmack.
Vor dem Bauen nenne ich einen Festpreis. Nach dem Bauen teste ich mit Ihren echten Daten, nicht mit Beispieldaten. Bei der Übergabe sehen Sie und Ihre Mitarbeiter genau, was passiert und was zu tun ist, wenn etwas nicht passt.
Und es gibt Fälle, in denen ich abrate: wenn ein Ablauf zweimal im Jahr vorkommt, ist Handarbeit billiger. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch, nicht nach der Rechnung.
Erzählen Sie mir, wo die Zeit hingeht
Ein Anruf reicht. Wenn es passt, komme ich zu Ihnen in den Betrieb und schaue mir eine Stunde lang an, wie Sie arbeiten. Kostenlos.